Proceso de las comunidades de conocimiento

Se inicia con la identificación del objetivo o problema relacionado con las necesidades de la institución en temas medulares para luego con visión prospectiva producto del aprendizaje y desarrollo de la Gestión del Conocimiento, se integren con visión sistémica e integral, todos los elementos del entramado organizacional,  que van desde los tópicos claves e intrínsicos a la naturaleza de la organización hasta los de soporte y de dirección del negocio.

El problema a evaluar, se relaciona con el tema principal (objetivo general) vinculado con los eslabones de la cadena de valor y de allí se despliegan, los objetivos o temas secundarios (objetivos específicos).

Se identifica y se determina la estructura de la comunidad con base en los objetivos establecidos y se integran los recursos de apoyo y soporte para el desarrollo de la misma con los tiempos necesarios para cumplir con los objetivos planteados

Se identifican los roles y perfiles que requieren los temas planteados.

Se seleccionan los miembros de la comunidad conforme a los roles identificados: Relator, miembros, expertos.

Se identifican medios y recursos de comunicación para facilitar el desarrollo de la dinámica. Estos deben ser informados y comunicados a la comunidad de aprendizaje, con ejemplos formativos hacia el manejo e interacción de la dinámica de la comunidad de acuerdo con las facilidades tecnológicas.

Dinámica que en su desarrollo propicia las difusiones e integración de información mediante foros e intercambio de ideas con la participación del moderador, relatores y experto

Con la evolución de la comunidad se suman conclusiones de avances y al concluir los temas, se concretan acuerdos finales con el cierre de la comunidad.

Roles y perfiles:

Moderador: Ejerce conjuntamente con el experto, el rol de guía con orientaciones y sugerencias para propiciar, incentivar e integrar la información con el tema u objetivo planteado. El aporte de este, no debe ser extenso sino sucinto, resumido y relacionado con la idea principal a los fines de facilitar y orientar a los miembros o participantes en las discusiones hacia el logro del objetivo planteado. En esta dinámica, debe revisar y hacer seguimiento constante para sistematizar la información con el desarrollo de hábitos entre los participantes con métodos y prácticas más efectivas para la comunidad.

Aportes del rol: Sistematización de lecciones aprendidas; aplicación de lecciones aprendidas; contextualiza de acuerdo con las circunstancias, mediante comentarios con dudas y preguntas para facilitar foros de discusión e intercambio de ideas

Relator-participante: Miembro que aporta datos, ideas e información relacionada con el tema con base en la formación y experiencia en el área de conocimiento o tema planteado. Es recomendable que la información que se aporte esté relacionada con el tema, se exprese de forma sencilla, clara y precisa, con sugerencias y observaciones que propicien la participación y la discusión a través de temas abiertos y preguntas. En esta dinámica, sus opiniones hacen referencia a los aportes de los demás participantes.

Aportes del Rol: Aplicabilidad del conocimiento adquirido e internalizado previo a la comunidad y relaciona con un sentido práctico la información con experiencias en el área. Aportes que requieren habilidades para promover y coordinar la participación; hacer seguimiento; mantener el orden lógico y contextualizar con la realidad

Experto: Moderador que coordina la secuencia adecuada y optima del contenido técnico en discusión y análisis. Como experto en el área de conocimiento, sus aportes son claves para el desarrollo del tema, propicia un ambiente de inclusión, reconocimiento y valor hacia la participación de todos

Aportes del Rol: Conocimiento formal con pericia y habilidad para dirigir y coordinar los roles  del moderador y los relatores, aportando ideas claves en la dinámica y luego en el cierre con contenido y conclusiones que suman en la integración de todos los aportes

El esquema de gobernabilidad hacia la excelencia en Gestión del Conocimiento, requiere sobre la comunidad de conocimiento, un equipo guía de la o las comunidades, integrado por líderes, trabajadores e inclusive el apoyo de roles de consultor coach-experto; que propicien y recomienden aportes con orientaciones claves hacia el desarrollo del tema o los temas, de la comunidad, así como de monitoreo de avances y logros en el aprendizaje práctico con aportes de valor

Comunidades prácticas de Conocimiento

Es el Mecanismo Práctico hacia  la consecución de la Estrategia de Gestión del Conocimiento el cual se desarrolla con base en las tecnologías de comunicación e información para cubrir las necesidades identificadas con el intercambio sistemático de datos, ideas, sugerencias y experiencias del equipo que está participando de acuerdo a los perfiles identificados. 

La visión es aprender con disposición e interacción constructiva desde diferentes ópticas de interpretación y aplicación. La dinámica es abierta y apunta a la recuperación, captura, registro y mantenimiento de los activos de información que generen nuevas ideas, procedimientos y estrategias hacia la solución de objetivos planteados.

Estas comunidades requieren:

1.- Determinar el tema principal así como de los temas secundarios con objetivos claros desde el punto de vista general como específico,  con el establecimiento del tiempo de duración para el desarrollo de los mismos, con:

• Recursos, normas y el cierre de acuerdo con el objetivo planteado
• La presencia del Moderador ; Participantes o relatores y Expertos en el área de conocimiento

2.-La comunidad funcionará de acuerdo con el tiempo que requiera la sumatorio de los tiempos de todos los temas relacionados con el tópico principal, incluyendo las conclusiones para luego evolucionar hacia otros temas y áreas de conocimiento

3.-El moderador define la comunidad y orienta las discusiones para mantener la línea, con aportes que permitan contextualizar la información de expertos en función al tema principal

4.- Los participantes o relatores están vinculados directamente con los procesos y temas que están planteados en la comunidad y están interesados en la solución. De estos depende el éxito del proceso.

5.- El experto es la persona con los conocimientos y la experticia que aporta ideas y datos específicos – concretos con apertura al problema plateado así como hacia los participantes.

6.- Los recursos representan  los insumos y materiales que requieren para consultar, complementar, aclarar y alinear la información necesaria para comprender el tema de la comunidad. Estos son: Lecturas, libros, enlaces, artículos, entre otros.

7.- Normas indican los deberes y derechos de los integrantes de la comunidad, con las reglas que coadyuvan con el éxito de las discusiones y participaciones a fin de lograr el objetivo previsto

Gestión del Conocimiento, factores clave del éxito

A los fines de asegurar el éxito de la Gestión del Conocimiento, es recomendable considerar los siguientes factores claves:

• El compromiso de los líderes, responsables de modelar, inspirar y motivar en la articulación y sinergia de conductas y valores alineados con el modelo del negocio y que fortalecen, los patrones culturales de la Gestión del Conocimiento.

• Es recomendable la conformación de un Comité Guía con el rol de direccionalidad y de rectoría, con la participación de los líderes de la organización como un órgano colegiado que facilite, asesore y recomiende acciones hacia la o las comunidades de conocimiento que se vayan estructurando.

• Gestión del conocimiento es parte del quehacer organizacional.

• Aplicar métodos sencillos y eficaces que faciliten la captura, documentación y actualización de los activos de información desde los procesos medulares para luego integrar en etapas superiores,  la gestión de soporte y de planificación del negocios.

• Integrar con la medición de objetivos, el valor de los aportes con los activos de información

• Establecer la práctica del Foro, reuniones o mesas de consenso para asegurar la coherencia e integración oportuna en la implantación de las iniciativas propuestas

• Lograr un balance de recursos materiales y profesionales para un máximo aprovechamiento de los talentos y experticia propia así como de socios, aliados y clientes

• Maximizar inversión en tecnologías de avanzada que integren los procesos, roles, portafolios de negocio, modalidades, clientes, redes…. Comunidades de Conocimiento-foros--…..

• Asegurar la visión sistémica, integral e integrada que garanticen la viabilidad hacia el desarrollo con aprendizaje de sus talentos humanos, desde lo individual hacia lo colectivo y cultural

• Instaurar prácticas de reconocimiento hacia el modelaje de conductas y valores claves de la cultura del conocimiento.